СИРТЕХ

Автоматизация HR-процессов с помощью Битрикс24: Удобство и эффективность для отдела персонала

Битрикс24 помогает не только отделам продаж вести сделки и управлять клиентской базой. Это гибкий инструмент, который настраивается для специфических задач любого отдела. На примере нашего кейса покажем удобство системы для работы HR службы.

Во-первых, Битрикс24 - это удобный интерфейс для ведения базы сотрудников. Здесь вы найдете:

• личные профили каждого: удобные, как в соцсетях
• структуру отделов компании в графическом представлении - видно в каком отделе к кому из коллег нужно обращаться
• ленту новостей компании для важных оповещений и интересных корпоративных событий
• базы знаний для сбора важной информации, обмена опытом и обучения новых сотрудников

Но это базовый функционал Битрикс24. А помимо него мы настроили процесс подачи заявки на подбор и воронку подбора и управление наймом в компании стал значительно проще. С помощью Битрикс24 мы можем создавать вакансии, отслеживать отклики и проводить первичный отбор резюме в одном месте. Это не только экономит время, но и минимизирует ошибки, связанные с ручным вводом данных. Система позволяет легко общаться с кандидатами, вести переписки и планировать собеседования.

Кроме того, Битрикс24 помогает нам управлять обучением и развитием сотрудников. С помощью встроенных инструментов мы можем ставить задачи на адаптацию новых сотрудников, создавать курсы для развития компетенций, нужных в компании, а также оценивать результаты обучения.

Не менее важным является и аспект отчетности. Битрикс24 позволяет быстро генерировать отчеты по различным параметрам — от текучести кадров до эффективности найма. Это дает возможность руководству принимать обоснованные решения и планировать дальнейшее развитие HR-стратегии.

Расходы и дашборды

Битрикс24 предоставляет инструменты, которые облегчают процесс планирования бюджета, учета расходов и контроля платежей. В этой статье мы рассмотрим, как Битрикс24 помогает планировать расходы компании, удобно делать аналитику по спискам расходов и настраивать согласование счетов на оплату через руководителя для повышения прозрачности и эффективности финансовых операций.

Задача, которая стояла перед нами в этом кейсе — сделать прозрачную отчетность по расходам в компании для фин.отдела так, чтобы данные было легко собирать, оцифровывать и анализировать для принятия решений в дальнейшем. Сотрудники любого из отделов компании могли инициировать оплату того или иного счета: под дальнейшую реализацию или для содержания офиса. Данные попадали в бухгалтерию по почте, в чатах или привозились лично, и требовалось создать удобную систему сбора данных.

1. Отправки счета на оплату. Первое что мы реализовали, это донастроили стандартный процесс “Счет на оплату”

В системе предустановлен этот процесс и он удобен для согласования счета у руководителя и передачи его в бухгалтерию, но данные собираются только по сумме и записываться в список в ленте новостей, откуда будет сложно достать их для дальнейшей визуализации в BI (об этом речь пойдет дальше). Поэтому запись данных о счетах и всю автоматизацию при запуске счета из ленты мы перенесли в смарт-процессы.

Счета на оплату в смарт-процессах удобнее, так как:

• Там можно настроить канбан и видеть на какой стадии сейчас ваш счет, а также где процесс оплаты чаще подвисает: на согласовании у руководителя или в бухгалтерии слишком большая загрузка
• Больше возможностей для автоматизации
• Возможность добавить этот раздел в “Цифровое рабочее место Бухгалтера” или “...Финансового отдела”
• Легкая настройка BI аналитики из смарт-процессов (для этого не придется каждый раз заказывать сложную разработку, доступ к настройкам есть у вашего администратора)

2. Создание статей расходов:

В качестве технического задания нам составили список основных статей расходов компании, по которым в дальнейшем планировалось вести учет и анализ. В Битрикс24 это удобно настраивается в списках, кроме того, в списке легко добавить или отредактировать новую запись.

Дополнительно мы сделали список отделов в компании, для которых записываются затраты и благодаря чему можно показать более детальную аналитику расходов.

3. Аналитика и отчеты:

- Битрикс24 предоставляет мощные инструменты для анализа расходов. Отчеты позволяют увидеть, куда уходят деньги, и выявить неэффективные статьи затрат. С помощью встроенных отчетов и графиков можно быстро получить представление о текущем состоянии бюджета и динамике изменения расходов.

• Можно создавать отчеты по каждой статье расходов
• Отчеты могут быть настроены по периодам (день, неделя, месяц, год), что облегчает анализ за разные промежутки времени
• Графики и диаграммы помогают сделать отчет более наглядным
• Фильтры позволяют выбирать нужные данные для анализа, что упрощает работу с большими объемами информации
• Сортировка по различным параметрам помогает быстро находить нужную информацию и принимать решения на основе актуальных данных

4. Согласование счетов на оплату

Одним из важных аспектов управления расходами является контроль над платежами. Битрикс24 предоставляет возможность согласования счетов на оплату через руководителя, гибко настраивать согласование только сверх определенной суммы или только по определенным статьям бюджетов.

В системе сохраняется история всех согласований. История помогает в случае возникновения спорных ситуаций и позволяет быстро найти необходимую информацию, например, если этот счет был уже оплачен ранее и вы не можете вспомнить когда это было.

Итог

Нам удалось сократить среднее время оплаты счета с нескольких дней до нескольких часов. Процесс стал легко управляем, сотрудникам проще разобраться с ним, так как есть понятные пошаговые инструкции и сам процесс стандартизирован. Отчет по расходам собирается не вручную, а автоматически, и всегда в доступе у фин.отдела и руководителя компании, если браузер под рукой, а Битрикс24 надежно защищает данные.

Как Битрикс24 помогает ивент-агентствам систематизировать их работу

Ивент-индустрия получила стремительный рост, в связи с этим почти все судоходные компании и другие игроки рынка проводят собственные мероприятия. Зачастую, эта работа достаётся внутреннему отделу, со всеми задачами по приготовлению.

На примере кейса внедрения автоматизации в работу ивент-менеджера в федеральной сервисной компании, мы покажем, как поможет система Битрикс24. Этот инструмент предлагает широкий спектр функций, которые позволяют автоматизировать многие аспекты работы, улучшая качество обслуживания клиентов и повышая общую эффективность.

Автоматизированная воронка регистрации. Мы настроили процесс сбора заявок на участие в мероприятиях заказчика таким образом, что Битрикс24 делает работу за ивент-менеджера. Система позволяет вести каждого участника от клика по рекламному объявлению до сбора обратной связи после участия в мероприятии. Вот как это работает:

1. Привлечение участников. Маркетолог размещает рекламу на различных платформах (социальные сети, контекстная реклама, email-рассылки). Когда пользователи кликают на объявление, они перенаправляются на специально созданную страницу регистрации (лендинг), где заполняют форму.

Кстати, в Битрикс24 встроен удобный, интуитивно-понятный конструктор сайтов, с которым вы сможете создавать яркие, привлекательные лендинги и тратить на это минимум времени и средств.

2. Сбор данных. Форма регистрации автоматически сохраняет данные участников в CRM-системе Битрикс24. Это позволяет ивент-менеджеру отслеживать прогресс каждого участника и видеть, на каком этапе он находится.

Конструктор сайтов Битрикс24 — это мощный инструмент для создания профессиональных и привлекательных лендингов. Он предлагает множество шаблонов и готовых блоков, которые можно легко адаптировать под нужды конкретного мероприятия. Вот несколько ключевых преимуществ использования конструктора:

1. Дизайн и оформление: Шаблоны и блоки уже имеют продуманный дизайн, который выглядит современно и профессионально. Вы можете легко менять цвета, шрифты и изображения, чтобы создать уникальный стиль для каждого мероприятия.

2. SEO-оптимизация: Конструктор поддерживает базовую SEO-оптимизацию, что помогает лендингам лучше индексироваться в поисковых системах и привлекать больше органического трафика.

3. Интеграция с CRM: Лендинги будут интегрированы с CRM-системой Битрикс24, автоматически собирая данные участников в воронку “Регистрация на мероприятия” и отправлять им уведомления прямо из системы.

4. Мобильная адаптивность: Все страницы, созданные с помощью конструктора, автоматически адаптируются под мобильные устройства, что важно для охвата широкой аудитории.

Создание лендинга с помощью Битрикс24 занимает всего несколько минут, что значительно экономит время и ресурсы ивент-менеджера или маркетолога. А с ноября 2024 в Битрикс24.Сайты появилась нейросеть - CoPilot, который генерирует сайт под ваш промпт:

Интеграция и управление проектами

Битрикс24 также предлагает мощные инструменты для управления проектами и командной работы. С помощью CRM-системы можно планировать задачи, распределять обязанности между сотрудниками и следить за выполнением проектов. Вот как это работает:

1. Планирование задач: Каждый этап подготовки к мероприятию может быть разбит на отдельные задачи, которые распределяются между членами команды. Это позволяет избежать дублирования усилий и обеспечивает прозрачность процесса. Чек-листы по подготовке, закупке необходимого и выполнения ряда обязательных поручений встроены прямо в задачи.

2. Отслеживание прогресса: Сотрудники могут отмечать выполнение задач, что дает возможность руководителю видеть текущий статус проекта в реальном времени.

3. Потоки задач: В Битрикс24 есть инструмент “Потоки” который позволяет распределять задачи внутри команды (как вручную, так и автоматически). Данная функция будет полезна руководителям, чтобы отслеживать занятость команды организаторов, для равномерной загрузки.

4. Коммуникация и координация: Встроенные мессенджеры и видеозвонки позволяют команде общаться и координировать свои действия без необходимости переключаться между различными приложениями.

5. Документация и файлы: Вся необходимая документация и материалы хранятся в одном месте, что облегчает доступ к ним и снижает риск потери информации.

Эти функции делают Битрикс24 незаменимым инструментом для управления сложными проектами в ивент-индустрии, позволяя держать все под контролем и своевременно реагировать на любые изменения, а ведь это так важно при подготовке важного события!

Использование Битрикс24 в работе ивент-менеджеров и организаторов мероприятий позволяет значительно повысить эффективность и качество обслуживания клиентов. Автоматизация процессов регистрации и сбора обратной связи, создание ярких лендингов и управление проектами — все это делает этот инструмент незаменимым помощником в современном мире ивентов. Битрикс24 помогает компаниям не только улучшить свои показатели, но и сосредоточиться на творческой стороне работы, создавая уникальные и запоминающиеся мероприятия для своих клиентов.